一、客户简介

    湖南工商大学是一所以经济学、管理学为主，同时包含经、管、文、法、理、工、艺等学科的省属全日制普通本科高等院校，是教育部本科教学工作水平评估优秀高校，学校位于历史文化名城长沙市。

二、项目背景

   湖南工商大学作为一所集经济与管理为主的高等学府，目前学校会议管理、公文管理、信息传递等方面依保留着传统的已纸质文件为载体的放上在传递，即采用纸质审批流程，这种传统的管理方式不符合当前管理要求：其一、采用纸质审批流程，使经办人疲于奔波各部门之间进行签字、盖章，影响工作效率，其二、还不便于领导跟踪审批进展情况；采用纸质存档，浪费纸张，更麻烦的是不方便查询，查询历史的记录必须靠眼力一个个查询。

   2016年4月以学校信网中心牵头，校长办公室配合智慧校园中心机房建设及办公系统项目建设。

   在学校信息化建设过程中，通过与信网中心与学校办公室及学校各部门沟通了解到，在原有的办公模式上存在着以下几点问题：

   1、现有的会议管理仍然处于一种通过申请人员通过电话、纸质申请来提出会议申请的问题？

   2、会议考勤系统无法与办公系统内的会议管理子系统然处于一种相互独立的状态的问题？

   3、业务流程不规范问题？

   4、如何解决校领导，行政管理人员习惯的传统办公方式？

   5、传统会议议题时传统打印纸质文件的方式来参加会议？

三、项目实施

   对于提出来的问题我们结合其他高校的实施经验根据学校现有的状况对系统做出来了合理调整，将提出的问题一一解决。

   1、会议管理系统的启用，将会议申请从传统的申请方式中给解放出来，申请人通过网上填写申请表来申请自己所需要会议的时间、地点、参会人员。

   2、在与会议考勤系统开发工作人员交涉中，下一步工作将与会议考勤系统实现对接，及实现会议考勤系统与OA的信息交互性。便于方便管理学校的会议考勤。

   3、为避免业务流程部规范的问题，新OA在结合学校的具体情况，在文件审批时做了环节限定，文件将按照学校提出的环节进行逐级审核。

   4、为了方便学校领导及行政管理人员能够快速的适应新OA，我们在新OA上线是对个行政部门及各学院进行了大规模培训，同时对校领导进行了一对一培训。

     5、会议资料的启用，将传统的纸质会议完全转换为无纸化办公，会议管理人员将需要参加议题的资料收集导入至会议资料，参会人员通过手机、IPAD等移动设备来进行。